Hanko : le sceau et tampon japonais
Le hanko (判子) est un sceau couramment utilisé pour signer de son nom au Japon. Il est en vigueur pour ratifier des contrats dans les entreprises, les écoles, dans les clubs de sport ou lors du bail d’un appartement. En fait, on s’en sert systématiquement pour le moindre arrangement au pays du soleil levant : on l’emploie dans les conventions de mariage, dans les CV, pour l’ouverture d’un compte bancaire et même pour certains dépôts d’avis.
Les sceaux hanko sont aussi parfois appliqués dans des situations moins connues. Par exemple, on peut le réclamer lorsque l’on effectue des corrections en cas d’erreur typographique sur des documents officiels. Il sert à prouver l’identité d’un utilisateur ou d’une personne morale. La manipulation est commode : on recourt à ce petit tampon trempé dans de l’encre rouge que l’on presse contre un document officiel afin de le marquer.
Un individu qui vit au Japon doit être en possession d’un hanko. C’est une nécessité qui sera exigée dans la plupart des contextes où une simple carte d’identité française aurait fait l’affaire en métropole. On observe progressivement, avec la mondialisation, la signature occidentale se démocratiser pour les étrangers. Sur le long terme cependant, il est fortement recommandé de recourir au sceau traditionnel japonais. Il permet de gagner du temps et de ne pas court-circuiter les procédures nipponnes.
Il existe aussi des attestations de sceau et des certificats de blason familial, en plus des hanko. Ils font référence à une impression accomplie sur une feuille de papier par un sceau. C’est donc différent du hanko qui est un sceau réel employé pour créer un inkan (印鑑) ou inei (印影).
Depuis 2021, le gouvernement japonais tente de décourager l’utilisation des sceaux, en particulier pendant la pandémie COVID-19, lorsque les employés des entreprises ont été incités à travailler à distance, ce qui les oblige à se rendre au bureau pour apposer les sceaux sur tout document officiel. Depuis lors, le gouvernement s’est engagé à supprimer l’exigence du hanko pour 99 % des 14 700 procédures.
Types de Hanko
Le hanko personnel existe en plusieurs modèles et formats. Le Ginkoin est manié pour l’ouverture et la fermeture des comptes dans les banques. Le Jitsuin est employé pour faire des contrats et délivrer des certificats officiels. Le Mitomein ou le Sanmonban sont utilisés pour un simple accusé de réception. Ce sont donc quatre types de hanko principaux qui sont manipulés par les particuliers. Il y en a aussi pour les dirigeants d’entreprises qui recourent parfois à un hanko spécial, le Kaishain (会社印).
Ginkoin
Jitsuin
Mitomein
Sanmonban
Le hanko est l’un des objets les plus en vogue au Japon. Il faut dire que, d’un point de vue administratif, il est exigé. Tous les Japonais possèdent au minimum un hanko. Certains apprécient en avoir plusieurs à portée de main pour leurs différentes utilisations, mais aussi pour varier les plaisirs. En effet, il existe des centaines de versions distinctes pour un même nom.
La typographie est diverse avec des caractères aux traits plus ou moins épais. La forme peut avoir un certain degré de rondeur ou, au contraire, être carrée. Les diamètres sont plus ou moins différents selon les standards typographiques. Enfin, l’ensemble peut être en bois, en métal, ou avec des couleurs allant du rouge au vert. Bref, il y a une infinité de possibilités.
Il n’est pas obligatoire de posséder plusieurs hanko. Cependant, c’est préférable par souci de sécurité. Il y a donc une tendance dans les familles de détenir au moins trois sceaux pour parer à toutes les éventualités : le jitsuin, le ginkôin et le mitsomein.
Pour aller plus loin, voici une description plus précise des sceaux.
Jitsu-in
Un jitsu-in (littéralement « sceau réel/vrai ») est celui que vous utilisez pour signer un contrat. Pour un travailleur indépendant, si vous devez signer un contrat avec une entreprise, vous avez besoin d’un jitsu-in. Le même principe s’applique à d’autres situations, comme la création d’une entreprise ou l’achat d’une maison. Pour que votre jitsu-in ait une valeur légale, vous devez l’enregistrer auprès du bureau de votre ville. Une fois que vous l’aurez immatriculé, on vous remettra également une « carte inkan » qui vous permettra d’imprimer des certificats d’enregistrement de sceau. Si vous signez un contrat important, vous devrez souvent imprimer votre sceau et fournir le certificat pour prouver qu’il s’agit bien de votre inkan et qu’il est enregistré.
Ginko-in
Le ginko-in est tout simplement un hanko pour les transactions financières. Plutôt que de l’enregistrer auprès du bureau de votre ville, vous l’enregistrez auprès de votre/vos banque(s). Il peut servir à retirer de l’argent de votre compte ou à souscrire un prêt, vous devez donc en prendre soin. Les Japonais sont généralement tenus d’enregistrer un ginko-in lorsqu’ils ouvrent un compte bancaire, mais la plupart des banques ne l’exigent pas des clients étrangers. Il existe une grande exception : la création d’une société. Une société n’étant pas une personne réelle et ne pouvant rien signer, vous devez enregistrer un ginko-in lorsque vous ouvrez un compte.
Mitome-in
Le Mitome-in est un hanko ordinaire que vous utilisez pour les affaires courantes, par exemple pour recevoir des colis ou pour tamponner une facture si vous êtes indépendant. Le mitome-in n’est enregistré nulle part et n’a aucun statut légal.
Quelques personnes utilisent le même inkan pour ces trois usages différents, mais étant donné que le jitsu-in équivaut à votre signature, et qu’il peut être facilement copié, moins vous l’utilisez mieux c’est. De même, pour presque toutes les situations où un mitome-in est nécessaire, une simple signature suffira.
Un étranger peut-il obtenir un sceau japonais ?
Vous pourriez vous demander s’il faut être japonais pour obtenir un tampon japonais et, dans ce cas, comment faire figurer son nom dessus ? Vous ne trouverez probablement pas votre nom sur les modèles préétablis vendus dans les magasins à 100 yens si votre nom n’est pas courant au Japon. Cela veut dire que les Jean et les Isabelle ne trouveront pas leur nom ici.
Cela ne signifie pas pour autant que vous n’en aurez pas ! Si vous êtes étranger, on ne s’attend pas à ce que vous en ayez un ou que vous en ayez besoin. Cependant, pour être un membre actif de la société japonaise qui souhaite vivre et travailler ici, il est bon d’en obtenir un dès que possible. Si vous n’en avez pas besoin maintenant, vous en aurez probablement besoin à l’avenir.
Comment faire un hanko ?
Contexte
Les Japonais ont l’avantage de pouvoir s’appuyer sur des traditions familiales et des passages de biens d’une génération à l’autre. Les enfants apprennent et reçoivent naturellement des sceaux au fil de leur éducation. Surtout, les 10 noms de famille les plus courants au pays du soleil levant sont portés par 12,7 millions de personnes. Cela facilite la création de modèles standards ! La situation est bien différente pour les étrangers qui débarquent au Japon et qui doivent s’accoutumer à des ustensiles qui ne sont pas en vigueur en France.
Il est d’abord recommandé aux étrangers de faire en premier lieu à un sceau Mitomein. Comme nous l’avons vu ci-dessus, il est réclamé dans la plupart des tâches quotidiennes que vous êtes susceptibles d’effectuer. Certains établissements acceptent une simple signature comme on le fait en Occident, ce sera plus compliqué pour d’autres cas de figure. Surtout, procéder comme un Japonais vous permet de gagner du temps dans les papiers administratifs !
Quoi qu’il en soit, les Nippons font généralement des Mitomein avec leur propre nom de famille. Vous devez donc essayer de faire la même en traduisant votre patronyme avec les caractères qui existent. Le sceau Jitsuin peut être réalisé avec un prénom ou un nom complet. Il n’y a pas de règles particulières quant au nom à utiliser tant qu’il s’agit de votre propre patronyme.
Choix et préférence
Les étrangers sont libres d’utiliser n’importe quelle catégorie de nom, que ce soit le nom de famille seul, le prénom ou les deux noms complets. L’emploi d’un deuxième prénom n’est pas recommandé en raison de l’espace limité sur le Hanko. Il y a aussi des municipalités qui n’acceptent pas l’utilisation d’un deuxième prénom, alors nous vous déconseillons de recourir à son usage.
Les étrangers ne possèdent pas de nom japonais pour des raisons évidentes. Comment traduire son nom en japonais ? Tous les caractères peuvent être utilisés comme Hanko pour un étranger. Il est cependant courant que les noms de ressortissants français soient écrits en Katakana. Mais on peut aussi choisir le romaji (les caractères latins) qui fonctionne !
Attention cependant, puisque certaines villes et villages moins peuplés que Tokyo n’autorisent pas l’inscription de lettres latines ou hiragana. C’est pourquoi il faut se renseigner sur votre lieu de résidence et les prérequis. Les personnes qui emploient le kanji doivent aussi faire attention à la lecture de ces idéogrammes ainsi que leur signification. On les sélectionne en fonction de la façon dont ils sont lus et prononcés. Gardez à l’esprit qu’il existe généralement deux types de lecture pour les kanji : on-yomi et kun-yomi.
Enfin, concernant la police de caractère, on peut choisir parmi une grande variété telle que Insōtai, reishotai, kointai, kaishotai, insootai ou tenshotai.
Magasins et procédures
Première étape : vous commandez votre hanko auprès d’un hankoya (magasin de hanko). Autrefois, les hankoyas étaient monnaie courante dans tous les quartiers du Japon, mais avec l’arrivée des chaînes et les commandes en ligne, les hankoyas sont plus difficiles à trouver qu’auparavant. On trouve des hankoya en ligne sur hankoya.com, Hanko-Store.com et le géant des fournitures de bureau Askul. Comme on peut le constater, ils ne sont pas disponibles en anglais, donc si vous avez du mal à lire le japonais, vous aurez besoin de l’aide de quelqu’un.
Pour commander, vous devez d’abord choisir le matériau. Les prix commencent à 14,13 € pour le plus petit hanko en bois, le moins cher, et s’élèvent à des dizaines de milliers de yens si vous voulez vous offrir un hanko en matériaux haut de gamme comme l’argent ou le titane.
Il est clairement indiqué sur Hankoya.com que l’entreprise n’utilise pas d’ivoire d’éléphant ou de mammouth. Un message sur le site informe à regret les acheteurs de hanko que ce matériau n’est plus disponible en raison de la CITES. Hélas, l’un des sales secrets de l’industrie de l’inkan au Japon est qu’il existe encore des magasins qui font de la publicité et vendent de l’inkan fabriqué à partir d’ivoire d’éléphant. Si vous achetez dans une hankoya qui fabrique des encres à partir d’ivoire, vous contribuez à ce problème. Le magasin qui continue à utiliser de l’ivoire d’éléphant est « Hankoyasan 21″, l’une des plus grandes chaînes avec des magasins dans tout le Japon.
Après avoir sélectionné le matériau (pas l’ivoire), vous choisissez la taille et ensuite la police de caractères pour le hanko. Les caractères traditionnels bouclés, presque illisibles, qui se fondent les uns dans les autres, sont souvent utilisés sur les hanko, mais cela ne donne pas un résultat aussi agréable avec les katakana. Vous saisissez ensuite les caractères tels que vous voulez qu’ils apparaissent sur l’inkan. Vous pouvez choisir de recevoir un projet de dessin pour le revoir avant la fabrication de l’inkan. Enfin, vous choisissez le mode de paiement. Ceux qui n’ont pas de carte de crédit japonaise peuvent se réjouir car il existe une option de paiement à la livraison.
Lorsque votre hanko est arrivé, apportez-le avec votre carte de résidence ou votre carte « My Number » à la section d’enregistrement des inkans (oui, il y a une section spéciale) de votre bureau municipal local. Remplissez un formulaire simple et payez 0,35 €* pour votre carte inkan et le tour est joué !
Est-ce que j'ai réellement besoin d'un hanko ?
Pour les personnes qui vivent au Japon
Si vous ne devez pas signer de contrats, alors vous n’en avez probablement pas besoin. Un grand nombre de résidents étrangers obtiennent un hanko simplement parce que cela leur donne l’impression d’être moins étrangers et qu’ils peuvent ainsi éviter la fameuse phrase « Eh bien, je suppose que vous pouvez simplement le signer à la place – parce que vous êtes un étranger ». Si vous êtes dans une situation où vous avez besoin d’un hanko, l’ensemble du processus, de la commande de votre inkan à son enregistrement, peut être réalisé en trois jours ou moins, il n’y a donc aucune urgence à vous faire encrer avant d’en avoir réellement besoin.
Si vous êtes un étranger travaillant ou étudiant au Japon, il y a des cas où avoir un Hanko est utile. Vous devrez souvent signer un document dans lequel l’espace prévu pour la signature est destiné à un Hanko et votre propre signature ne pourra probablement pas y figurer. Dans les transactions avec les institutions financières, vous ne pourrez pas ouvrir un compte ou obtenir une carte de crédit sans ce sceau.
En général, un sceau Hanko comporte le nom du propriétaire en Kanji inscrit sur un cercle de moins de deux centimètres de diamètre. Le tampon est fin et étroit et peut facilement tenir dans la paume de votre main. Si vous n’êtes pas japonais, vous pouvez choisir la partie de votre nom à utiliser pour votre cachet Hanko. Elle sera généralement écrite en katakana. Chaque bureau de quartier local a son propre règlement pour les Hanko d’étrangers, donc si vous devez en faire un pour un Jitsuin ou un Ginkōin, vous devrez peut-être vérifier avec eux si d’autres lettres que Katakana sont acceptables. Sachez simplement que l’espace dans un Hanko est assez limité.
Pour les touristes
Aux yeux des Japonais, un Hanko n’est pas qu’un simple tampon de signature. Il représente le mariage de la riche histoire du Japon et de l’ingéniosité du peuple japonais. Ce petit cachet est le fruit d’années de tradition et son utilisation se poursuivra certainement dans les années à venir. Il existe au Japon des centaines d’options pour choisir votre propre tampon Hanko personnalisé. Vous pourrez choisir un objet en métal, plastique, cristal, défense, titane, pierre naturelle ou bois. Selon le matériau utilisé et la complexité des caractères Kanji, le prix d’un sceau Hanko peut varier de 1 000 yens à plus de 30 000 yens. Les sceaux Hanko sont de formes et de tailles différentes, et vous pouvez les obtenir dans diverses boutiques d’artisans à trou ou dans des magasins à 100 yens, c’est donc quelque chose qui pourrait être amusant à collectionner au fil du temps.
De nos jours, les tampons Hanko deviennent rapidement le souvenir de choix des voyageurs qui visitent le Japon, non seulement parce que c’est quelque chose que personne d’autre au monde ne peut avoir puisque votre propre nom est gravé dessus, mais aussi parce que c’est comme si vous rameniez chez vous un élément important de la culture japonaise.
Quelle est la règle pour un hanko ?
La seule règle à respecter pour ce qui peut être mis sur un hanko est qu’il doit s’agir d’au moins une partie de votre nom. On peut utiliser son nom complet, son nom de famille seulement, ou même seulement son prénom. Il est impossible d’enregistrer un inkan avec des caractères qui ne font pas partie de votre nom (qu’il s’agisse de l’alphabet latin ou des katakana).
Donc si vous aviez l’intention d’orner votre hanko avec un caractère kanji à 20 traits qui ressemble un peu à votre nom, votre demande sera probablement rejetée. Il est possible de faire figurer votre nom sur l’inkan en alphabet latin ou en katakana. Si vous optez pour le katakana, assurez-vous d’avoir enregistré une version katakana de votre nom (cela peut être inscrit au dos de votre carte de résidence) auprès du bureau de votre ville, sinon l’inkan risque d’être rejeté.
Dans un souci de sécurité (pour réduire les possibilités de contrefaçon), il est recommandé aux Japonais d’utiliser leur nom complet sur le hanko. Mais les noms non japonais contiennent souvent beaucoup plus de caractères que le nom japonais typique de 4 à 5 caractères, et l’espace est limité, donc il est préférable de n’inscrire que le nom de famille ou seulement le prénom et le nom de famille.
La taille de l’inkan doit être comprise entre 8 et 25 mm. Un diamètre de 25 mm est un hanko énorme, et vous aurez peut-être du mal à le placer sur des formulaires conçus pour des hanko plus petits. En principe, un hanko de 13,5 mm de diamètre peut contenir deux rangées de trois caractères, tandis qu’un hanko de 16,5 mm de diamètre peut contenir deux rangées de cinq caractères. Si vous visitez un petit magasin de hanko de quartier, il pourra probablement faire preuve de créativité et faire tenir beaucoup plus de caractères dans le même espace.
