Carte de visite au Japon
Les cartes de visite sont des éléments indispensables pour les hommes d’affaires, non seulement au Japon, mais dans le reste du monde entier. Elles servent à communiquer des informations professionnelles et personnelles. Traditionnellement utilisées dans le cadre du business, elles se sont désormais déployées à tous les individus qui établissent un contact professionnel. Des particuliers se sont même mis à commander de nombreuses cartes de visite pour les offrir au premier rendez-vous entre amis. Cet article a pour objectif de vous éclairer sur l’étiquette liée à ce petit objet en papier.
Rôle
Au Japon, une carte de visite digne de ce nom contient des informations importantes sur le propriétaire : nom, dénomination de l’entreprise, services proposés, titres ou rôles dans l’entreprise et surtout les coordonnées. Il est donc fondamental de traiter soigneusement la carte de visite comme un « alter ego du propriétaire ».
Le touriste moyen qui est en vacances au Japon n’a pas du tout la nécessité de se procurer des cartes de visite. En fait, il y a des chances pour qu’il n’en rencontre pas une seule fois durant son périple. Cependant, si vous êtes amenés à recourir à un service professionnel ou à rester plus longtemps au Japon (en vous mariant, par exemple), il peut être intéressant de lire cet article pour se familiariser avec les cartes de visite.
Les personnes qui parcourent le Japon pour des affaires ou pour une délocalisation d’entreprise sont spécifiquement concernées. Il est important d’apporter vos cartes de visite et d’en avoir un nombre suffisant. Elles sont généralement échangées lors des présentations avant une réunion.
Bien préparer sa carte
Au Japon, lorsque l’on rencontre quelqu’un pour la première fois, il est courant de commencer par échanger des cartes de visite ainsi que des présentations. On le fait généralement au sein d’un espace de réunion ou dans une salle de réception, et non pas dans le hall de l’entrée d’un immeuble. Chacun doit préparer soigneusement ses cartes de visite de sorte à pouvoir les sortir aussitôt. En effet, on ne sait pas quand l’autre personne décidera de remettre sa carte de visite.
Tout débute donc avec des préparatifs à l’avance. Il faut donner une bonne impression à son interlocuteur. Il existe des porte-cartes de visite que l’on peut positionner dans des endroits accessibles (poche de costume par exemple). L’idée est de ne pas se retrouver en position de faiblesse et de pouvoir dégainer en une fraction de seconde !
Hiérarchie
Tous les segments de la société japonaise sont réglementés par une hiérarchie stricte qu’il convient de respecter, que l’on soit étranger ou japonais. Lors de l’échange de carte de visite avec plusieurs individus, on commence systématiquement par la personne la plus élevée dans l’entreprise ou avec la grande ancienneté.
Positionner la carte dans une position visible
Quand on remet une carte de visite, il est essentiel de la placer sur un porte-carte et de la présenter à l’autre partie avec les deux mains. On tient la carte de manière à ce que le nom, la dénomination de l’entreprise et les informations de contact puissent être lus par l’autre personne. Ensuite, on donne son précieux sésame avec le sourire et une courte introduction.
Il est de bon ton de la tenir à une position inférieure à celle de la carte de visite l’autre partie. Il faut aussi faire attention à l’orientation de sa carte, de sorte que l’autre partie puisse facilement lire le texte. Les Japonais auront pour réflexe de s’incliner un peu en procédant à l’échange.
Mais dans les pays étrangers au Japon, on fonctionne différemment. Les Japonais se sont donc habitués à s’adapter à leurs interlocuteurs. Il n’y a plus vraiment d’étiquette concernant la variation de taille lors de l’exposition de carte de visite. Toutefois, il reste fondamental de la présenter dans le bon sens.
Après la réception
Si l’on donne uniquement sa carte de visite, on emploie les deux mains en l’offrant à la personne en face de soi. Si c’est un échange de cartes, chacun doit présenter la sienne avec sa main droite et recevoir de la main gauche. On ajoute d’ordinaire quelques mots basiques de remerciements. Les Japonais ont pour réflexe de ne pas ranger aussitôt la carte reçue. La politesse veut que vous preniez un moment pour inspecter ce que l’on vous fournit.
Dans la mesure où l’on reçoit souvent des cartes de visite avant de s’engager dans une réunion professionnelle, il ne faut pas les ranger sur-le-champ. Elles ont une fonctionnalité utile et pratique que l’on va mettre en application dans la foulée. Les Japonais ont pour coutume de les placer soigneusement sur la table devant eux, sur le côté gauche. On les aligne méticuleusement dans l’ordre de disposition des sièges afin qu’il soit aisé de se souvenir des noms et des fonctions de chacun dans l’entreprise. On ne prend pas de notes sur les cartes de visite d’autres personnes et on ne les range surtout pas dans les poches de son pantalon.
Rangement
Les bonnes manières sont également requises en termes de quoi faire avec la carte de visite que vous avez reçue. Il est de bon ton de ne pas les ranger aussitôt, mais de garder toutes les cartes de visite sur le bureau jusqu’à la fin des négociations ou des réunions commerciales. Une fois que vous avez terminé de parler, on peut commencer à ranger les cartes de visite, juste avant de partir. Dans les pays étrangers au Japon, après avoir reçu une carte de visite, il est tout à fait normal de la mettre immédiatement dans la poche de sa poitrine.
